先日の女子会でビジネスメールのマナーの話になりました。
あくまでもプライベートではなく、ビジネスで使うメールの話です。
彼女が話題にしたのは、文章の長さ。
仕事の相手先にメールの文章がとにかくくどくどと長い人がいて、最後まで読んでも何が言いたいのか要点がわからないことがあり困っている、と。
それはもちろんその通りですが、メールに関して言うと、私が気になるのは文章の長さよりレスの遅さ。
仕事の相手先に、通常よりもレスの遅いところがあると困ってしまいます。
若い頃、札幌の名だたる企業のトップクラスが集まる懇親会の事務局をやっていたことがありました。
この会は何年も継続したので、その後、メンバーの誰もが同じように歳を重ねる中で、現役バリバリで企業のトップとして君臨する人たちと、リタイアしてゆったり過ごす人たちが混在するようになってきたのです。
そこで大きな変化が出たのはメールの返信速度。
私は懇親会を企画する役目だったので日時の調整をするわけですが、その回答は現役バリバリの人ほど早くて、定年リタイア組からは「待てど暮らせど」返ってこなくなったのです。
即レスだったのは、常に一流企業のトップの方々。
メールの文章は一言だけです。
「了解しました」、「後ほど秘書から連絡させます」、「その日は別件のため欠席します」。
本当にそれだけ。
それに対して、リタイア組のレスの遅いことと言ったら・・・。
ガンガン催促してようやく返信が来る始末。
その時、忙しくて時間のない人ほどレスが早いことを悟りました。
先日たまたま、お薦めに出てきた岡田斗司夫さんのYouTubeを見ていたのですが、その中で、私が尊敬してやまない勝間和代さんのメールのレスの早さに言及していました。
勝間さんは基本的に「即レスできる時間がある時にしかメールを読まず、即レスできる本数だけ読んですぐ返信を心がけている」そうなのです。
なので、受け取る岡田さん側にしてみると、メールの内容は誤字脱字も多くてめちゃくちゃだけれど、とにかくレスが早いのが素晴らしいと。
メールを送った側としては、読んでくれたかどうかが知りたいわけですから、とても大事ですよね。
読んでくれているはずなのに返事がないのが最悪なわけです。
今後はビジネスの意思伝達ツールがパソコンからスマホになることを考えると長文・遅レスはご法度。
近い将来、今のメールでの連絡業務はスマホで短いコミュニケーションを高速でやり取りする手法に変わっていくでしょう。
ビジネスマナーはさらにスピーディにテンポよく。
仕事ができる人ほどレスが早いのは、実体験から真実だと実感しているので、私も先輩たちを見習ってタイパ重視で即レスを心がけなければ。
読んで頂けたら↓
コメント
私もレスの早さを重視する方でした。
急ぐ案件か、重要度が高い案件か、出席するメリットが大きいか、など優先順位を付けて処理しなければ机の上が書類の山になってしまいますからね。
リタイアした人のレスが遅いのは現役から離れ、大切な肩書きも無くなり、懇親会出席の必要性も含め判断しかねていることもあるのかも？
中には「電話がくるまで出欠を保留していた」とか「誰が出席するか聞いてから決める」という優柔不断な人や、「書類でなく直接、電話で依頼があれば出席してやる」っていう大物ぶる人もいますよね。
こういう我が儘なおじさまたちに振り回される煩わしさを考えると、コロナでＯＢ会や各種懇親会が減ったのも良かったことの一つかもしれません。
程度問題ではありますが、メール返信の誤字脱字はご愛敬。
即レスこそ大事ですよね。
「誰が出席するか聞いてから決める」人、いましたね～。
時間はたっぷりあるはずなのに、どうして返事が遅いのかと思ったら、それが理由。
コロナのお陰といってはなんですが、そういう悪しき慣習が絶たれたのは良かったと思います。
ビジネスレベルのやりとりだと、ストレスも大きいと思います。
出来る人は、時間とタイミングの使い方にきっと長けているのでしょうね。
少し違いますが、
私のパートでは、業務連絡はグループラインで行いますが、いつも決まった人の返信がとんちんかん(笑)
簡潔な説明だと内容を理解できないのです。結構なストレスです。
返信がとんちんかん（笑）
ありますよね～。
返信を読んだときに、「んっ？」ってなる人。
確かにレスは早くても内容がそれだとストレスになりますね。
仕事は忙しい人に頼め、と言いますよね。忙しい人は、頭の整理をして、効率的に仕事の段取りが出来ているのでしょう。そして何より相手の気持ち、立場に立てる人なので、レスも早い。うちの会社にも、全くレスの無い人多いですよ。大体自己完結しちゃう人ですね。それでよく営業が出来ると不思議で仕方ないです。ストレス溜まる毎日です。
ですよね～。
レスが遅い人は、レスが遅い人にストレスを感じない人なわけで・・・。
となると、その仕事ぶりはいかに！？という感じですよね。
営業ならなおさら。ストレス、お察しいたします。